Przypomnienie o płatności faktury: wzory na 1, 7 i 14 dzień

Termin minął wczoraj, przelewu nie ma, a Ty wiesz, że trzeba napisać. Tylko jak? Napiszesz za miękko, klient pokiwa głową i znowu zapomni. Za ostro, wyjdziesz na kogoś, kto po jednym dniu robi aferę. Łatwo wtedy odkładać sprawę o trzy tygodnie, aż irytacja urośnie, i wysłać w końcu jedno długie, ostre pismo, którego sam nie lubisz.

Ten poradnik daje Ci trzy krótkie e-maile i jednego SMS-a, rozpisane na 1, 7 i 14 dzień po terminie. Każdy kolejny jest odrobinę poważniejszy od poprzedniego. Możesz je skopiować, wstawić swoje dane i wysłać.

Dlaczego warto rozłożyć nacisk na kilka wiadomości

Po miesiącu ciszy klient może uznać, że sprawa nie była pilna, skoro nikt się nie odzywał. A pismo, które w jednym podejściu ma nadrobić cały miesiąc, zwykle wychodzi twarde od pierwszego zdania. Ktoś, kto po prostu przeoczył fakturę, może je odebrać jak oskarżenie.

Sekwencja rozkłada ten sam nacisk na małe kroki. Pierwsza wiadomość zakłada dobrą wolę i daje klientowi wygodne wyjście w postaci „pewnie umknęło”, a komuś, kto zapomniał, to może wystarczyć. Druga przypomina, że temat wciąż jest otwarty, i prosi o konkretną datę. Trzecia podaje termin i mówi, co będzie dalej.

Między wiadomościami mija mniej więcej tydzień, a to dość czasu, żeby zrobić przelew albo odpisać.

Co łączy wszystkie trzy wiadomości

Każda wiadomość podaje numer faktury i kwotę. E-maile podają też datę terminu, a od drugiego także liczbę dni po terminie. Wystarczy na przykład „faktura 12/10/2026 na 3 690 zł, termin 14 października”.

Wzory są krótkie i nie tłumaczą, dlaczego się upominasz. Trzymają jeden uprzejmy rejestr, bez zwracania się do klienta per Ty ani per Pan/Pani, więc pasują i do klienta, z którym jesteś po imieniu, i do działu księgowości.

Jeśli piszesz sam, trzymaj całą korespondencję w jednym wątku i odpowiadaj w nim na wiadomości klienta. Gdyby sprawa poszła dalej, masz pod ręką historię: co wysłałeś, kiedy i co klient odpisał.

Dzień 1 po terminie: „pewnie umknęło”

Pierwsza wiadomość ma brzmieć jak notatka od kogoś, kto prowadzi porządek w fakturach, bez pretensji. Dołącz do niej fakturę: jeśli oryginał zginął komuś w skrzynce, klient nie musi prosić o kopię.

Temat: Faktura [numer]: termin minął [termin płatności]

Dzień dobry,

minął termin płatności faktury [numer] na kwotę [kwota] zł.
Być może umknęła w natłoku spraw, dlatego przesyłam ją jeszcze raz
w załączniku.

Jeśli przelew jest już w drodze, proszę zignorować tę wiadomość.

Pozdrawiam
[imię i nazwisko]
[nazwa firmy], [telefon]

Dzień 7 po terminie: prośba o datę

Tydzień bez odpowiedzi to czas na rzeczowy ton. Nadal uprzejmy, ale teraz czekasz na odpowiedź. Prośba o konkretną datę przelewu może ułatwić klientowi odpisanie, bo wystarczy mu jedno zdanie. Zostawiasz też furtkę na wypadek kłopotu albo pytania o fakturę.

Temat: Faktura [numer]: 7 dni po terminie

Dzień dobry,

wracam do faktury [numer] na kwotę [kwota] zł z terminem płatności
[termin płatności]. Na dziś jest 7 dni po terminie i nie widzę jeszcze wpłaty.

Proszę o informację, kiedy mogę się spodziewać przelewu. Jeśli
potrzebny jest dodatkowy czas albo coś w fakturze wymaga wyjaśnienia,
proszę o wiadomość, ustalimy to.

Pozdrawiam
[imię i nazwisko]
[nazwa firmy], [telefon]

Gdy klient odpisze z datą, wstrzymaj kolejne przypomnienia do tego dnia.

Dzień 14 po terminie: stanowczo, z terminem

Dwa tygodnie po terminie możesz mówić wprost. W tej wiadomości podajesz jeden termin i piszesz, co zrobisz, jeśli minie.

Temat: Faktura [numer]: prośba o zapłatę do [nowy termin]

Dzień dobry,

mimo dwóch wcześniejszych wiadomości faktura [numer] na kwotę
[kwota] zł z terminem płatności [termin płatności] pozostaje
nieopłacona. Na dziś jest 14 dni po terminie.

Proszę o zapłatę pełnej kwoty w ciągu 7 dni, do [nowy termin],
na rachunek [numer rachunku].

Jeśli płatność nie wpłynie w tym terminie, kolejnym krokiem będzie
formalne wezwanie do zapłaty. Piszę o tym wcześniej, bo chcę zamknąć
sprawę bez wezwania.

Pozdrawiam
[imię i nazwisko]
[nazwa firmy], [telefon]

Tego samego dnia możesz wysłać krótkiego SMS-a. Trzeci e-mail z rzędu łatwo przeoczyć w zapchanej skrzynce, a SMS ma szansę zwrócić uwagę szybciej, zwłaszcza gdy masz numer do osoby, która zleca przelewy. Wzór jest bez polskich znaków. Jego stała część ma 105 znaków, więc na numer faktury, kwotę, nowy termin i nazwę firmy zostaje około 55 do granicy 160 znaków. Nazwę firmy wpisz krótko i bez ogonków.

Faktura [numer] na [kwota] zl jest 14 dni po terminie. Szczegoly
w dzisiejszym mailu. Prosze o wplate do [nowy termin] lub kontakt.
[nazwa firmy]

W poradniku o tym, jak odzyskać pieniądze i zachować klienta, eskalacja jest szybsza: SMS idzie już przy dniu 7, a formalne wezwanie przy dniu 14. Wzory tutaj to łagodniejszy wariant, w którym wezwanie przychodzi tydzień później. Gdy i to nie pomoże, gotowy szablon wezwania znajdziesz w poradniku wezwanie do zapłaty: wzór i generator.

Odsetki i rekompensata: kiedy o nich pisać

Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych obejmuje transakcje handlowe w swoim rozumieniu, czyli umowę o odpłatną dostawę towaru lub świadczenie usługi, zawartą w związku z działalnością, gdy jej wyłącznymi stronami są przedsiębiorcy albo inne podmioty wymienione w art. 2, na przykład osoby wykonujące wolny zawód. W takiej transakcji wierzycielowi przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych „bez wezwania”, za okres „od dnia wymagalności świadczenia pieniężnego do dnia zapłaty”, o ile spełnił swoje świadczenie, czyli wykonał usługę albo dostarczył towar, i nie dostał pieniędzy w terminie z umowy (art. 7 ust. 1, a gdy płaci podmiot publiczny, art. 8 ust. 1). Odsetki to stopa referencyjna NBP plus dziesięć punktów procentowych, a gdy dłużnikiem jest publiczny podmiot leczniczy, plus osiem. Od 1 lipca do 31 grudnia 2026 roku wynoszą 13,75 procent w skali roku, a wobec publicznego podmiotu leczniczego 11,75 procent.

Do tego dochodzi rekompensata za koszty odzyskiwania należności, też należna bez wezwania. Wynosi 40, 70 albo 100 euro zależnie od wartości świadczenia pieniężnego: do 5000 zł, powyżej 5000 zł i poniżej 50 000 zł albo co najmniej 50 000 zł. Euro przeliczasz po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie stało się wymagalne.

Skoro oba uprawnienia przysługują bez wezwania, nie musisz o nich wspominać w pierwszym ani w drugim mailu. W pierwszym wzmianka o odsetkach brzmi jak groźba wobec kogoś, kto mógł po prostu zapomnieć. Najlepiej policzyć je dopiero w formalnym wezwaniu. Jak to zrobić, opisaliśmy w poradnikach o odsetkach ustawowych i o rekompensacie 40, 70 i 100 euro.

Ten sam rytm bez pilnowania kalendarza

Przy kilkudziesięciu fakturach w miesiącu trudno ręcznie pilnować, żeby każdy wzór wyszedł we właściwym dniu.

Payminder pilnuje tych terminów za Ciebie. Domyślna sekwencja wysyła e-maile 1, 7 i 14 dni po terminie, od 9:00 rano. Trzeci krok jest twardszy niż nasz wzór: to od razu wezwanie do zapłaty z 7-dniowym terminem. Na planie Starter i wyższym idzie z nim SMS, jeśli masz numer klienta. Wiadomości wychodzą z adresu Payminder, podpisane nazwą Twojej firmy, a stopka prosi klienta o kontakt bezpośrednio z Tobą zamiast odpowiedzi na maila. Może się odezwać na adres albo telefon, które ma od Ciebie.

Payminder liczy dni kalendarzowo i nie omija weekendów ani świąt, więc część wiadomości może wyjść w dzień wolny. Gdy oznaczysz fakturę jako opłaconą, sprawa się zamyka, a oczekujące przypomnienia są anulowane. Wiadomość, która akurat jest w trakcie wysyłki, może jeszcze wyjść. Jeśli oznaczasz płatność w Fakturowni, kliknij potem w Payminderze „Synchronizuj”, żeby sprawa zamknęła się szybciej.

Zanim cokolwiek trafi do Twoich klientów, możesz to obejrzeć. Na darmowym planie widzisz harmonogram D+1, D+7 i D+14 z tematem i treścią każdego e-maila oraz SMS-a, w postaci szablonów z polami na numer faktury i kwotę. Od planu Starter możesz zmienić domyślną sekwencję firmy na inną gotową, na przykład łagodniejszą: dwa maile, 3 i 10 dni po terminie, bez SMS-a. Zmiana obejmuje wszystkie nowe sprawy, osobnej sekwencji dla jednego klienta na razie nie ustawisz. Własne treści wiadomości ustawisz na planie Pro.

Zobacz za darmo, co Payminder napisze do Twoich klientów →

Najczęstsze pytania

Kiedy wysłać pierwsze przypomnienie o płatności faktury? Dzień po terminie, najlepiej w dzień roboczy.

Ile przypomnień wysłać przed wezwaniem do zapłaty? Ten poradnik proponuje trzy wiadomości: w dniu 1, 7 i 14 po terminie. Jeśli po trzeciej nadal nie ma ani przelewu, ani odpowiedzi, czas na formalne wezwanie do zapłaty.

Czy przypomnienie o płatności można wysłać SMS-em? Tak. SMS dobrze uzupełnia trzeci e-mail, gdy wcześniejsze wiadomości mogły zginąć w skrzynce. Powinien być krótki: numer faktury, kwota, liczba dni po terminie i prośba o wpłatę lub kontakt.

Czy w przypomnieniu muszę wspominać o odsetkach? Nie, w transakcjach handlowych w rozumieniu ustawy odsetki i rekompensata przysługują bez wezwania. Kwotę odsetek na dzień pisma podasz w formalnym wezwaniu, bo rośnie z każdym dniem.

Co zrobić, gdy klient odpisze, że zapłaci później? Zapisz datę, którą podał, i do tego dnia nie wysyłaj przypomnień. Jeśli przelew nie wpłynie, napisz jeszcze raz i nawiąż do obiecanej daty. W Payminderze po wznowieniu sprawy krok, którego termin minął więcej niż 3 dni wcześniej, jest pomijany. Po dłuższej przerwie możesz wysłać ze sprawy jeden e-mail napisany ręcznie, a od planu Starter także jednego SMS-a.

Ten poradnik ma charakter praktyczny i nie jest poradą prawną. W sprawach indywidualnych skonsultuj się z prawnikiem.

Źródła

Wszystkie artykuły w Poradniku