Przedawnienie faktury: kiedy mija i jak go nie przegapić

Masz fakturę z terminem płatności w marcu 2023 roku, klient nie zapłacił i nie odbiera telefonu. Taka należność nie znika sama, ale po pewnym czasie klient może zgodnie z prawem odmówić zapłaty. Przed końcem roku dobrze przejrzeć, które z takich faktur da się jeszcze uratować.

Ile lat: dwa albo trzy, zależnie od umowy

Najpierw jedno rozróżnienie. Faktura sama nie jest podstawą do żądania zapłaty. Twoje prawo do zapłaty, czyli w języku prawa roszczenie, wynika z umowy z klientem, a to, kiedy możesz żądać zapłaty, zależy od jej treści. Faktura je dokumentuje. Dlatego termin przedawnienia zależy od rodzaju umowy.

Kodeks cywilny mówi, że roszczenia majątkowe co do zasady się przedawniają (art. 117). Ogólna reguła z art. 118 to sześć lat, a dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej trzy lata. Ten sam przepis zaczyna się jednak od słów „jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej”, a takie przepisy szczególne dotyczą wielu firm usługowych.

Wynagrodzenie za usługi, którymi zajmujesz się stale albo w ramach swojej firmy, przedawnia się po dwóch latach (art. 751 pkt 1). Przepisy o zleceniu, w tym ten, stosuje się też do umów o świadczenie usług, których kodeks osobno nie reguluje (art. 750). Roszczenia z umowy o dzieło przedawniają się po dwóch latach, liczonych od dnia oddania dzieła, a gdy dzieło nie zostało oddane, od dnia, w którym miało być oddane według umowy (art. 646). Sprzedaż w ramach działalności przedsiębiorstwa to także dwa lata (art. 554). Przewóz i spedycja mają termin roczny, liczony od wykonania przewozu, dostarczenia przesyłki albo wykonania zlecenia (art. 778, 792 i 803).

Pod który przepis podpada Twoja usługa, rozstrzyga treść umowy i to, co faktycznie robisz dla klienta. Jeśli nie masz pewności, przyjmij krótszy termin.

Dlaczego zwykle 31 grudnia

Termin liczy się od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne (art. 120). Po ludzku: od chwili, gdy klient powinien już zapłacić, czyli zwykle od terminu płatności określonego w umowie i wskazanego na fakturze. Jeśli termin nie został ustalony ani nie wynika z charakteru umowy, klient powinien zapłacić niezwłocznie po wezwaniu (art. 455). Przedawnienie nie czeka jednak na Twoje wezwanie: biegnie od dnia, w którym roszczenie byłoby wymagalne, gdybyś wezwał klienta najwcześniej, jak mogłeś (art. 120 § 1 zd. 2). Przy umowie o dzieło początek wyznacza dzień oddania dzieła.

Drugie zdanie art. 118 przesuwa koniec terminu na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że termin jest krótszy niż dwa lata. Przepis wyłącza z tej reguły tylko terminy krótsze niż dwa lata, więc z jego brzmienia wynika, że obejmuje ona także terminy dwuletnie. Tak przeczytał go na przykład Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w postanowieniu z 27 lutego 2025 roku (I 1 Co 174/25): reguła dotyczy każdego terminu z przepisów szczególnych, o ile nie jest krótszy niż dwa lata. Przy umowie o dzieło liczymy ostrożnie: dwa lata od oddania, bez doliczania reszty roku. Z brzmienia art. 118 wynika, że reguła końca roku działa i tu, ale bieg rusza często wcześniej niż termin z faktury, więc łatwo o pomyłkę.

Regułę końca roku wprowadziła nowelizacja Kodeksu cywilnego, która weszła w życie 9 lipca 2018 roku. Od tamtej pory art. 118 się nie zmienił. Z klientem nie umówisz się na dłuższy termin przedawnienia, bo art. 119 zabrania skracania i przedłużania terminów umową.

Konkretne daty: co może minąć 31 grudnia 2026

Weźmy fakturę z terminem płatności 15 marca 2023 roku. Przy terminie trzyletnim trzy lata mijają w marcu 2026 roku, a reguła końca roku przesuwa koniec na 31 grudnia 2026 roku. Na dzień publikacji (24 października 2026) zostało jej 68 dni. Przy terminie dwuletnim ta faktura przedawniła się już 31 grudnia 2025 roku.

Tabela pokazuje ten sam rachunek dla całych lat. Dotyczy terminów płatności od 1 stycznia do 30 grudnia i sytuacji, w której nic nie przerwało ani nie zawiesiło biegu.

Termin płatności	Przy terminie 2 lata	Przy terminie 3 lata
w 2022 roku	31 grudnia 2024	31 grudnia 2025
w 2023 roku	31 grudnia 2025	31 grudnia 2026
w 2024 roku	31 grudnia 2026	31 grudnia 2027

Na koniec 2026 roku zwróć więc uwagę na dwie grupy: faktury z terminem w 2023 roku, jeśli Twoja umowa podpada pod termin trzyletni, oraz faktury z terminem w 2024 roku, jeśli pod dwuletni. Termin płatności 31 grudnia to przypadek graniczny: tu decyduje, czy wymagalność liczy się od tego dnia, czy od następnego, więc licz go osobno. Umowę o dzieło licz od dnia oddania dzieła, jak wyżej.

Co się dzieje po przedawnieniu

Przedawnienie nie kasuje długu. Po upływie terminu klient może uchylić się od zapłaty (art. 117 § 2). Jeśli sprawa trafi do sądu i klient powoła się na przedawnienie, sąd co do zasady oddali powództwo. Jeśli klient zapłaci dobrowolnie, płaci dług, który nadal istnieje. Ten sam przepis mówi, że zrzeczenie się zarzutu przedawnienia przed upływem terminu jest nieważne. Zapis w umowie, że klient nie będzie się powoływał na przedawnienie, jest więc bez znaczenia, jeśli powstał przed upływem terminu.

Co przerywa bieg przedawnienia

Przerwanie oznacza, że termin startuje od zera. Art. 124 mówi, że po każdym przerwaniu przedawnienie biegnie na nowo. Art. 123 wymienia dziś dwie takie sytuacje.

Pierwsza to czynność przed sądem, innym organem powołanym do rozpoznawania albo egzekwowania roszczeń lub przed sądem polubownym, podjęta bezpośrednio po to, żeby dochodzić roszczenia, ustalić je, zaspokoić albo zabezpieczyć. Najprostszy przykład to pozew o zapłatę. W e-sądzie, czyli elektronicznym postępowaniu upominawczym, można dochodzić tylko roszczeń wymagalnych w ciągu trzech lat przed złożeniem pozwu (art. 505²⁹ᵃ Kodeksu postępowania cywilnego). To okno liczy się osobno dla każdej faktury. Dla faktury z marca 2023 roku ta droga już się zamknęła, dla faktury z listopada 2023 roku zamyka się w listopadzie 2026. Potem zostaje zwykły pozew, a jego przygotowanie trwa dłużej. Gdy taka sprawa trwa, przedawnienie nie biegnie na nowo, dopóki postępowanie się nie skończy (art. 124 § 2). Roszczenie stwierdzone prawomocnym wyrokiem przedawnia się po sześciu latach (art. 125).

Druga to uznanie roszczenia przez klienta. Uznanie długu to sytuacja, w której klient sam przyznaje, że jest Ci winien pieniądze. Najczytelniej wygląda to na piśmie: mail albo pismo, w którym klient potwierdza, że faktura o danym numerze i na daną kwotę jest niezapłacona. Uznanie przerywa tylko termin, który jeszcze biegnie. Po przedawnieniu nie ma już czego przerwać, a takie pismo może co najwyżej zostać uznane za zrzeczenie się zarzutu przedawnienia, co po upływie terminu jest dopuszczalne (art. 117 § 2).

Ostrożności wymagają częściowe wpłaty i prośby o raty. Kodeks mówi tylko o „uznaniu roszczenia” i nie wylicza, jakie zachowania klienta się do tego zaliczają. Czy częściowy przelew albo mail z prośbą o rozłożenie długu na raty to uznanie, ocenia sąd w konkretnej sprawie. Jeśli klient chce spłacać w ratach, spiszcie krótkie porozumienie, w którym wprost potwierdza numer faktury, kwotę i harmonogram spłaty.

Mediacja i próba ugodowa: uwaga na starsze poradniki

W wielu tekstach w internecie przeczytasz, że mediacja przerywa przedawnienie. Tak było przed 30 czerwca 2022 roku. Ustawa z 2 grudnia 2021 roku uchyliła ten punkt w art. 123. Dziś mediacja prowadzona na podstawie umowy o mediację zawiesza bieg przedawnienia na czas jej trwania (art. 121 pkt 5). Tak samo działa wniosek o zawezwanie do próby ugodowej, który składasz w sądzie: zawiesza bieg na czas postępowania pojednawczego (art. 121 pkt 6). Zawieszenie zatrzymuje bieg: dni sprzed mediacji zostają policzone, a po jej zakończeniu biegnie pozostała część terminu.

Czy wezwanie do zapłaty przerywa przedawnienie

Art. 123 nie wymienia wezwania do zapłaty. Wezwanie, które wysyłasz klientowi mailem, listem albo przez e-Doręczenia, nie jest czynnością przed sądem ani innym organem. Uznaniem długu też nie jest, bo uznać dług może tylko klient, więc samo przypomnienie nie przesuwa końca terminu przedawnienia.

Wezwanie może za to wywołać odpowiedź, która ma znaczenie. Jeśli klient odpisze „tak, wiem, zalegam z tą fakturą, zapłacę w styczniu”, ta odpowiedź może być uznaniem długu. Podobnie mail „zapłacę po sezonie”, jeśli wskazuje konkretną fakturę. Dlatego przy starszych fakturach dobrze prosić o potwierdzenie salda na piśmie. Jak napisać samo wezwanie, pokazujemy w poradniku z wzorem wezwania do zapłaty.

Przegląd przed końcem roku

Otwórz listę niezapłaconych faktur i posortuj je po terminie płatności. Przy każdej z lat 2023 i 2024 sprawdź, z jakiej umowy wynika, i przyjmij termin dwu- albo trzyletni. Potem odpowiedz sobie na dwa pytania: czy klient potwierdził dług na piśmie i czy kwota jest na tyle duża, że opłaca się iść dalej.

Przy drobnych kwotach często wystarczy jeszcze jedna spokojna wiadomość z prośbą o zapłatę albo o potwierdzenie salda. Przy większych kwotach, jeśli klient milczy, a do 31 grudnia zostało kilka tygodni, porozmawiaj z prawnikiem. Bez udziału klienta bieg przerwie tylko czynność przed sądem, innym właściwym organem albo sądem polubownym, a przygotowanie pozwu wymaga czasu, więc z dużymi kwotami lepiej ruszyć w listopadzie. Wniosek o zawezwanie do próby ugodowej zawiesza bieg na czas postępowania pojednawczego. Licząc ostrożnie, po jego zakończeniu zostaje tylko ta część terminu, która została w dniu złożenia wniosku. Wniosek złożony 15 grudnia daje więc na pozew około dwóch tygodni po posiedzeniu. W literaturze prawniczej jest też pogląd, że gdy postępowanie skończy się w kolejnym roku, koniec terminu przesuwa się na 31 grudnia tego roku, ale sprawa jest sporna i nie warto na tym budować. Pozew trzeba przygotować w czasie, gdy sprawa czeka na posiedzenie.

Przy fakturach już przedawnionych możesz dalej prosić o zapłatę. Jeśli klient zapłaci, nie może potem żądać zwrotu tych pieniędzy (art. 411 pkt 3).

Gdzie w tym jest Payminder

Payminder pilnuje świeżych zaległości. Krótko po terminie płatności zaczyna wysyłać klientowi kulturalne przypomnienia mailem, a w płatnych planach także SMS-em, według gotowej sekwencji. Jego zadaniem jest przypomnieć o fakturze w pierwszych tygodniach po terminie, kiedy sprawa jest jeszcze świeża. Payminder nie śledzi dat przedawnienia. Faktur z Fakturowni przeterminowanych o ponad pół roku sam nie bierze do przypomnień, dla takiej faktury sprawę możesz otworzyć ręcznie. Pozwu ani porady prawnej też nie zastąpi. Przegląd starych faktur z lat 2023 i 2024 zrób więc sam, według tego poradnika. Jak wygląda spokojny harmonogram przypomnień, opisujemy w poradniku o miękkiej windykacji krok po kroku.

Zobacz za darmo, jak to działa →

Osobny temat to odsetki od faktur po terminie. Stawki i sposób liczenia zebraliśmy w poradniku o odsetkach ustawowych w 2026 roku.

Najczęstsze pytania

Po ilu latach przedawnia się faktura między firmami? Zależy od umowy. Ogólny termin dla działalności gospodarczej to trzy lata (art. 118). Wynagrodzenie za usługi świadczone w ramach firmy, umowa o dzieło i sprzedaż w ramach przedsiębiorstwa mają termin dwuletni (art. 751, 646 i 554). Gdy nie masz pewności, przyjmij krótszy.

Co przedawni się 31 grudnia 2026 roku? Jeśli nic nie przerwało ani nie zawiesiło biegu: faktury z terminem płatności w 2023 roku przy terminie trzyletnim oraz faktury z terminem w 2024 roku przy terminie dwuletnim. Terminy z 31 grudnia policz osobno.

Czy wezwanie do zapłaty przerywa bieg przedawnienia? Samo wezwanie nie. Kodeks wymienia jako przerwę czynność przed sądem, innym organem albo sądem polubownym oraz uznanie długu przez klienta. Odpowiedź klienta na wezwanie może być takim uznaniem.

Czy częściowa wpłata albo prośba o raty to uznanie długu? Kodeks tego nie przesądza, ocenia to sąd w konkretnej sprawie. Pewniejsze jest pisemne porozumienie, w którym klient wprost potwierdza dług i harmonogram spłaty.

Ten poradnik ma charakter praktyczny i nie jest poradą prawną. Przy większych kwotach albo gdy do końca terminu zostało niewiele czasu, skonsultuj się z prawnikiem.

Źródła

Wszystkie artykuły w Poradniku